公文写作与处理自考复习资料
第一章 公文第一节 公文概述
1）什么是公文。
公文：是国家机关用其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文
件材料。
含义理解：
1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。
2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。3.公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。
4.公文是办理公务的重要工具之一。
2）。公文的产生与发展
原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书；
秦汉：“书”、“奏”。辛亥革命以后：《公文程式》
3）文书、文件和公文
文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西
汉。
文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义
上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。
公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。
在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部
所使用的文件材料，即公务文书。
第二节 公文的特点与作用
1）公文的特点：
1.公文有法定作者
2.公文有法定的权威
3.公文特定的效用
4.公文有规范体式
5.公文有规定的处理程序。
法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担
一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。
公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。
2）公文的作用：公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处
理工作事务的一种工具。表现在：
1.领导与指导作用
2.行为规范作用
3.传递信息作用
4.公务联系作用
5.凭据记载作用
第三节 公文的分类与名称
（一）公文的分类：
1）按来源分：对外文件 \ 收来文件 \ 内部文件
1.对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件。
2.收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文
件。
3.内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。
2）行文关系：上行文 \ 下行文 \ 平行文
行文关系：指发文机关同收文机关间的公文往来关系。
1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自
下而上的行文，故称上行文。（请示、报告）
2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（指示、决定、通知、批复）
3.平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。（函）
3）。秘密程度：秘密文件（秘密 \ 机密 \ 绝密）\ 普通文件 \ 公布文件
1.秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。
2.普通文件：是指相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。
3.公布文件：是指向人民群众和国内外公开发布的文件。
4）发文机关性质：法规文件\ 行政文件 \ 党的文件
1.法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。（包
括：A.法律文件 B.法令文件 C.行政法规与规章文件。）
2.行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。
3.党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。
5）公文内容性质：指挥性公文 \ 规范性公文 \ 报请性公文 \ 知照性公文 \ 记录性公文
1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。（命令、指示、决
定、意见、批复、政策性通知）
2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范。
（条例、规定、办法、细则、章程、规则）
3.报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性，请求性公文。（报
告、请示）。
4.知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公
文。（公报、公告、知照性通知、通报、函）。
5.记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。（会议记录、电话记录、会议纪要、
大事记、值班日志）。
（二）公文的名称：
文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的
和要求而确定的。
A.1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12 类 13 种
1.命令（令）2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.
函 12.会议纪要
B.1996年5月3日 中共中央办公厅 《中国共产党机关公文处理条例》 14 种
1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.
规定 13.函 14.会议纪要
第二章 公文写作
第一节 公文写作概述
公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。
（包括：起草初稿，讨论修改、形成送审）
1）公文写作是代机关立言
起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。
讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。
公文起草的组织形式：
1.由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。
2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。
3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。
2）发挥公文效用，把好公文质量关
公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。
1.在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。
A.政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。
B.针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。
C.科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题
和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。
2.在文字的表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
A.结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧
密、完整划一。
B.语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分
地表达内容。
C.行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。
公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。
所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。
3）机关领导要亲自动手撰写重要公文
第二节 公文写作的特点和要求
1）公文写作的特点：
1.被动写作，遵守性强
2.对象明确，针对性强
3.集思广益，群体性强
4.决策之作，政策性强
5.紧迫之作，时限性强
6.讲究格式，规范性强
2）公文写作的基本要求：
1.要保证公文内容在政治上的正确性
2.要实事要是，在业务上符合客观规律
3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑
4.公文起草要符合统一规定的体式和程序
5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料
（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。）
（程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）
（尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。）
第三节 公文写作步骤与方法
1.）明确发文主旨（公文的主题和发文目的）
1.公文的中心内容是什么？
2.根据公文内容，准备采用何种公文名称
3.要明确公文发送范围和阅读对象
2）收集有关材料
1.收集、阅读和研究有关的文件材料
2.深入下去，收集有关的实际材料
（要求：真实、典型、适用、时效）
3）拟出写作提纲
先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思
4）认真起草正文（导语、主体、结束语）
1.把握公文主题，选好用好材料
2.观点正确、情况属实
3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见
4.文字表述要简练，交代问题要清楚
5）反复检查修改
1.关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。
2.关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。
3.关于材料的修改
4.关于结构有修改
5.关于语言的修改
（公文稿纸格式：单面16K，260X184mm）
第四节 公文写作人员的修养
1）公文写作人员加强修养的重要性
公文写作一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机
关领导思想和领导艺术的直接反映。
2）公文写作人员应具有的修养
1.政治素质好：a.明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。b.严守纪律，严守
保密制度。
2.有一的政策理论水平
公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。
3.熟悉业务和机关工作情况
4.有较宽的知识面
5.有较好的文字功底
3）公文写作人员加强修养的途径
1.完善自我，勇于创新
不断学习、不断实践、不断提高、不断创新
2.博览群书，增长知识
勤于、勇于、善于向书本学习
3.深入实践，勤学苦练
勤学苦练、锲而不舍、持之以恒
第三章 公文的体式与搞本
第一节 公文的体式
1）公文体式概述
公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。（作用 ：为了保证公文的完整性、正确性与有
效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便）
2）公文的文体
是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。
（1）公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。（叙述、议论、
说明）
1.叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、
顺叙）
2.说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。
（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）
3.议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，
证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）
A.论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）
B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。（基
础：用什么证明）
C.是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）
（2）公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。
准确：是公文语言的主要特征和基本要求。
简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。
庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。
得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，
进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。
得体的基本要求：一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的
专用语。
第二节 公文的构成要素与书面格式
（1）公文的构成要素（21项）
1.指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文
机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等 11 项（必填）
2.选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机
关和印发说明等10项（选填）
（2）公文的书面格式：指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写样式。
（一）文头部份：1.公文格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等级 4.紧急程度 5.收文处理标记 6.发文机关版头
7.发文字号 8.签发人姓名（8部份）
1.公文格式代码。又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标志符号。
位置：位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。
2.印制顺序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。主要针对秘密文件使用。
位置：位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成，前面冠以“NO.”符号。
数字不足规定数时，前面用“○”（零）补齐。
3.秘密等级。简称密级，是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。
标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
位置：位于文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。
保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。
绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。
秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。
4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限，是对公文送达和办理的时间限度。程度分：特急、急件。紧急电报
分：特提、特急、加急、平急。
位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并用时，位于其下，上下对齐。加戳记注明。
时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。
5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号（全宗号、目录号、安卷号）等项目。
位置：位于文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。
6.发文机关版头。简称“文头”。是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。
党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
7.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度（加六角括号〔〕）和发文顺号组
成。
作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
编排发文字号要力求准确、稳固、系统。
位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头
横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第 X 号”。
8.签发人姓名。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。
位置：发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。
（二）行文部份： （1.公文标题 2.题注 3.主送机关 4.正文 5.无正文说明 6.附件说明 7.发文机关署名 8.
成文日期 9.机关印章与领导人签署 10.注释或特殊要求说明）10 部份。
1.公文标题。是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成。
写法：A.省略发文机关名称。B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。
2.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与
时间等。
位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。
3.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。
1.表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思
想，指出应该向他们学习什么。
2.批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性
质，指明应该吸取的教训。
3.传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。
4）通报的写作：
1.标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。
2.署名和日期： 般放在正文之后的右下角
3.受文者名称：放在正文之前的左上角。
4正文：不同类型有不同写法。
A.表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。
B.批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。
C.传达事项型：一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、
重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，视实际需要决定。
第七章 机关法定公文的写作 （下）
第八节 报告
1）报告：是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。
2）报告的特点：1.陈述性 2.有主见
3）报告的类型：
1.按照内容涉及的范围可分：1.综合报告 2.专题报告。
2.按照行文目的的不同分：1.呈报性报告 2.呈转性报告
4）报告的写作：
1.陈述问题要清楚扼要。2.表达观点要精练清晰。
3.语言要简洁朴实。
标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。
第九节 请示
1）请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。
2）请示的特点：
1.超前性：请示必须是在办事之前。
2.说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。
3.单一性：必须“一文一事”。
3）请示的类型：
根据行文目的的不同，可分三大类：
1.请求批准类；2.请求帮助类；3.请求批转类。
4）请示的写作：
1.要遵守行文规则。
A.请示应当一文一事。
B.请示一般只写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。
C.一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
D.受理双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
2理由要充分、要求要合理。
3.格式要正确，语言要得体。
标题：一般用“事由加文种”形式。
正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。
正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。
第十节 批复
1）批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。
2）批复的特点：
1.针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。
2.指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。
3）批复的类型：会对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：
1.表态性批复：主要是答复请求批准类的请求，或同意、或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。
2.请示性批复：针对下级请求的事项或者提出的问题，提出处理意思，带有指导下级工作的性质。
4）批复的写作：
1.要先回答后批复。2.态度要鲜明，措辞要明确。
3.要及时批复。
第十一节 函
1）函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。
2）函的特点：1.形式灵活，活动性强。2.务实性强。
3）的类型：根据内容性质，大体可分为四类：
1.商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。
2.问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。
3.请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。
4.知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。
4）函的写作：
1.一事一函，直陈其事。2.语言要平实、亲切、自然。
第十二节 会议纪要
1）会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。
2）会议纪要的特点：
1.纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。
2.约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。
3.知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。
3）会议纪要类型：
根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：
1.决议性会议纪要 2.协议性会议纪要 3.研讨性会议纪要
4）会议纪要的写作：
1.会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。
2.会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。
3.会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
A.会议概况：介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。
B.会议内容：是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。写作要求：观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。写法：a.综合归纳法：是把会议主要内容归纳为几个问题或几个方面，并逐个加以阐述。
b.分项列举法：多见于讨论具体工作的会议的精神，一般是把今后要做的工作逐条列出。
C.结束语：是正文的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。
4.会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。
第十三节 条列 规定
（1）条例概述
1）条例：是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。
2）条例的类型：根据制定、发布条列的机关的不同，条列可分三类：
1.党的中央机关制定的条例：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。
2.国家行政机关制定的条例：适用于规范全国性的某一方面的工作。
3.地方权力机关制定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。
（2）规定概述
1）规定：是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。
2）规定类型：根据发布机关和实际作用的不同，分三种
1.党内规定：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。
2.法规性规定定：由有条件制定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。
3.一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。
（3）条例和规定的写作
1.草拟条例和规定要遵循下例原则：
A.坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；
B.符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策。
C.从实际出发，实事求事。
D.贯彻民主集中制，充分发扬民主。
2.起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。
3.条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。
4.语言要准确、严密。
其他：A.条例和规定在党的机关系统，可以作为正式公文单独行文；在行政系统，不能单独行文，只能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文。
B.作为党的系统，只有党的中央组织才能制定和发布条例；作为国家行政系统，适用于全国范围的条例，只有国务院或国务院批准的主管部门才可以制定和发布。
第八章 机关其他常用文书的写作（上）
第一节 规章类文书
1）规章类文书概述
1.规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及组织机构。
2.规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。
3.规章类文书的特点：
A.内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。
B.执行的强制性：是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通 .
C.制定的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。
2）规章类文书的写作
1.办法：对某一项行政工作作出比较具体的规定。
办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。
2.实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。
实施细则与法律、法规的联系和区别：
区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应。
写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。
3.章程：是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。
章程的种类：
A.组织章程：系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等。
B.办事章程：是为了办理某项工作而制定的规章制度。
章程的形式：“章条式”或“条款式”。
4.守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。
写作要求：简短、精练、易记。
第二节 计划类文书
1）计划类文书概述
1.计划类文书：是指机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。
2.计划类文书包括：规划、纲要、计划、安排等文种。
3.计划类文书的作用：
首先是下情上达：下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。
其次是上情下达：上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据
局的计划，安排好自己那部分工作。
再就是统一步调：机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。
2）计划类文书的特点：
1.目标的前瞻性。2.操作的预想性。
3）计划类文书的类型
根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，分三大类
1.规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。文种名称
常用规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。
2.计划类：实现目标的期限较规划短，以年度计划和一年以内的短期计划为多。
3.按排类：指较短时间段内对工作的具体安排。
4）计划类文书的写作
1.分析情况要认真细致。一定要吃透三方面情况：
一是大环境的形势及要求：包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求；
二是主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力；
三是客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。
2.确定目标要实事求是。
3.措施步骤要切实可行。
4.条目要分明，语言要简洁。
标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。
正文格式：多用“条款式”或“表格式”。
一个完整计划包括：现状分析、目标和任务、主要措施、实施步骤、执行要求等部分。
第三节 总结
1）总结概述
1.总结：是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。
2.总结与计划关系：总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，
用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。
3.总结的作用：下情上达和提高自身。
2）总结的特点
1.回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。
2.经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。
3）总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：
1.综合性总结：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。
2.专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。
4）总结的写作
1.回顾工作情况要实事求是。
2.总结经验教训要着眼未来。
3.纲目要清晰，文风要平实。
标题：常见有单行标题和双行标题两类。
正文：两种写法
A.“分层展开式”：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在
问题、经验教训、今后努力方向五层内容。
B.“纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的
几个层次之间是并列关系。
第四节 调查报告
1）调查报告概述
1.调查报告：是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。
2.调查报告的作用：主要是提供真实的社会情况，为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作
中的疑难问题报务。
2）调查报告的特点：
1.针对性：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。
2.纪实性：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。
三种需要写调查报告的情况：
一是社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供媒体发表；
二是为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查， 写成后供领导参考；
三是为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考。
3）调查报告的类型：根据调查报告的性质和作用分：
1.新闻性调查报告 2.政务性调查报告 3.个案性调查报告
4）调查报告的写作：
1.深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。
2.围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。
3.调查报告的格式
标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。
A.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。
B.新闻标题：有单行和双行两种。单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主
题或提出问题，副标题说明调查对象、内容等。
正文：一般分前言、主体、结尾三个部分。
第九章 机关其他常用文书的写作 （下）
第五节 讲话类文书
1）讲话类文书概述
讲话类文书：就是人们在各种特特定的场合发言时依据的各类文稿的总称。
2）根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：
1.讲话稿：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。
2.开幕词、闭幕词。
3.欢迎词、欢送词、答谢词。
3）讲话类文书的特点：
1.口头性 2.直接性 3.针对性 4.情感性
4）讲话类文书的写作
都由开头、主体、结尾三部分组成。
5）讲话类文书的写作要求：
1.主题要鲜明、集中。
2.材料要真实、新颖。
3.布局要清晰、紧凑。
4.语言要明白、生动。
第六节 记录类文书
（1）记录类文书概述
1.记录类文书：是指如实记录有关内容而形成有公务文书。
（2）记录类文书包括：
1.会议记录：是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。
2.电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。
3.接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。
4.大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种
记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。
（2）记录类文书的特点
1.内容的纪实性。2.材料的直接性。3.语言的实录性。
（3）记录类文书的写作
1）会议记录的写作格式及写作要求
1.会议组织情况：
应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的
姓名，会议主要议题等。
2.会议的议题和议程
3.会议的进程和内容
4.必要手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主
持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。
5 会议记录一般要做到如下几点：略。P260
2）电话记录的写作格式及定价写作要求：
一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。
1.接收电话记录一般应包括：接收时间、来电话单位和来电话人，注明其姓名、职务等身份等情况；来电话
内容；处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写；接电话人姓名，必要
时写明职务。
2.发出电话记录一般应该包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；
发电话事由。
3.作电话记录要注意以下要求：略。P261
3）接等记录的写作要求：
1.接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等
项。
2.接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。
4）大事记的写作格式及写作要求
1.大事记的写作一般包括：
标题：一般由机关名称及内容加“大事记”构成。
开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等。
正文：由时间和记事两部分构成。按年月日排序。
结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。
2.大事记的写作要求：
A.要记述“大”事。大事不漏，小事不记。
B.要客观真实。C.要言简意赅。
第七节 简报类文书
1）简报类文书概述
1.简报：就是简明扼要的书面报告。
2.简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的
信息载体。
2）简报类文书的类型
1.会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。
2.工作简报：就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。
3）简报类文书的特点：
1.简。就是简报在文字上要简明扼要。
2.快。就是说编发简报要迅速及时。
3.新。就是说立意要新、内容要新。
4）简报类文书写作：
1.简报类文书的写作格式：
一般由报头、主题、报尾三部分组成。
报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。
主体：主体一般由按语、标题和正文组成。
标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。
报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份
数。
2.简报类文书的写作要求
A.内容要真实、确切。 B.篇幅要短小。C.针对性、指导性要强。
第八节 建议类文书
（1）建议类文书概述
1.建议类文书：是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。
2.建议类分文书的分类：议案、提案、建议三种。
A.提案 ：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。
B.建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。
（2）建议类文书的特点
1.建议性 .2.说理性。 3.委婉性。
（3）建议类文书的写作
1）提案的写作格式与写作要求
1 提案的写作一般包括：
A.标题。写明XXX单位XXX会议第X号提案。
B.案由。此部份简明扼要地写明提案的内容。
C.提案人。在“案由”下方，定上提案人的姓名。
D.理由。理由要说明提出建议或意见的原因。
E.办法。写明解决问题的办法和措施。
F.日期。在正文的右下方，署上提案所写的时间。
2.提案的写作要求：
A.熟悉同提案有关的情况。
B.注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”
突出来顶格写在每部分的开头。
2）建议的写作格式及写作要求
1.建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。
A.标题。有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时
还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。
B.称谓。即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。
C.正文。一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语
写希望、要求等。
D.落款。写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。
2.建议的写作要求：
A.把握分寸要适度。B.所列内容要具体。3.表达语言要精炼。
第十章 公文处理工作
第一节 公文处理工作概述
1）什么是公文处理工作：广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办
理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
广义可以从以下几个方面来理解：
1.从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿
以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。
2.从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历
一系列处理环节。
3.从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于
公文的保密，还必须建立一系列管理环节。
4.从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具
有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。
狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体
工作。
2）公文处理工作的特点：
1.政治性。是指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行。
2.时限性。是指公文处理工作中，时间上的限定性要求是非常严格的。
3.机要性。是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性。
4.规范性。是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。
3）公文处理工作的作用：
公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：
1.助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。
2.纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。
3.查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。
第二节 公文处理工作的任务与组织
（1）公文处理工作的基本任务：科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、
安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社
会主义现代化建设服务。
基本任务的主要内容包括以下几个方面：
1.文件的收发、登记和分类；
2.文件的拟办、批办、承办和催办；
3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；
4.会议、汇报、电话的记录和整理；
5.文件材料的平时归卷、提供借阅与保管；
6.文件材料的系统整理、编目和归档工作；
7.处理群众来信；
8.为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。
（2）公文处理工作的组织：
1）公文处理工作的组织机构：
1.对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。
2.对于一些较小的机关，或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够
了。
3.对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只
在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。
文书处理部门：公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访
处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。
2）公文处理工作的组织领导
1.从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。
2.从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。其主要职责是：
A.对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。
B.总结机关及其所属单位公文处理工作的经驸，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和
办法。
C.设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化需要的公文
表格、公文版头，公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。
D.指导、帮助机关部门专职、兼职文书人员的业务工作。
E.制定机关公文处理工作规范、规章制度， 并对执行情况进行检查、监督和协调。
3.从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作
进行业务指导。
4.从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理
工作。其主要职责是：
A.负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理工
作事项。
B.在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公
文处理工作的质量、效率和效益、进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。
C.拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。
5.对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文
处理工作也负有一定的指导责任。其主要职责是：
A.协组机关办公厅（室）在公文立卷、归档等业务方面。对机关各部门的文书工作人员进行帮组和指导。
B.同机关办公厅（室）以及其他公文处理部门共同制定对本机关的公文处理工作、公文立卷及归档工作等方
面的规章制度。
C.从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。
3）公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说，一个机关到底采取
什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工
作效率的重要组织措施和保证。
1.公文处理工作组织形式的类型：
A.集中形式。它是指在一个机关内，除了文件的承办处，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦
即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者
专职、兼职的文书工作人员。
B.公工形式。它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门
或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。其分工又大体有以下两种情况：a.按文件内容和职责分工。b.按公文
处理的不同环节分工。
2.公文处理工作组织形式的选择。
应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。
通常要结合考虑以下几种情况：
A.机关的工作性质、任务和职权范围。
B.机关内部组织机构设置的层次、数量。
C.机关收发文件数量的多少。
D.机关办公驻地是集中还是分散以及距离远近。
E.机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等。
小机关适用：集中形式。
中等机关：视情况而定。
大机关采用：分工处理的形式。
第三节 公文处理工作的原则与要求
1）公文处理工作的基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，
按照行文要求和公文处理规定进行的原则。
2）公文处理工作的具体要求：
1.公文处理必须准确、周密、确保质量。
2.公文处理必须及时、迅速、注重时效。
3.公文处理必须做到安全可靠，确保机密。
4.公文处理必须加强集中统一管理。
5.公文处理必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。
6.精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。
第十一章 公文办理程序
第一节 公文办理程序概述
（1）公文办理程序：就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
（2）公文办理示意图：略。P305
第二节 收文办理程序
收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。
收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一
系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。
过程包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。分述如下：
（1）签收、拆封和登记
1）签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证
公文运转的安全可靠。
机关的收文主要有三个来源：
一是机要交通送来的机要件；
二是邮局送来的挂号函件和电报；
三是外机关和部门直接送来的文件材料。
对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：
1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；
2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；
3.查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；
4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。
2）拆封。
1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。
2.密件则应交机要文书或机要室拆封。
3）登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。
公文登记的作用主要有：
1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失；
2.便于检查和检索文件；
3.便于文件的统计和催办工作；
4.作为核对与交接文件的凭据。
公文登记的具体范围：
1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；
2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；
3.重要的带有密级的刊物、资料；
4.其他机关商洽问题和需要答复的文件；
5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。
不必登记的材料和文件：
1.各种公开的和内部不保密的出版物；
2.一般的公开信和不应拆的私人信件；
3.已被综合性文件包括的文件材料；
4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；
5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，
再行登记，并交有关部门处理。
外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、
备注等。（外收发使用的《收文登记簿》P308）
内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份
数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。
收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式 .（具体参见：P309-313）
（2）分发和传阅
1.分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地
将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
分发的原则和具体要求是：5点。略。P314
2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由
文书人员组织在他们中间传递和阅读。
属于传阅件之列的主要包括：
1.上级机关的指导性文件或重要会议文件；
2.需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关
制发的需要会签的文件等；
3.机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。
传 阅文件应当注意的问题：
1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知
的对象；
2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；
3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处
理；
4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅
单》上签注姓名和日期。（《文件传阅单》和《阅读通知》见 P316）
（3）拟办、批办与承办
1）拟办。是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。
做好拟办工作，要做到以下几点：
1.拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对
性的提出切实可行的拟办意见。
2.要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。
3.要熟悉业务。
4.拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。
5.拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。
2）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
批办的主要内容包括：
1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。
2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。
3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。
4.名项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。
3）承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
公文承办有两方面的意思：
一是从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯
彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。
二是从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）
承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点：
1.对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。
2.对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，
酌情办理。
3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位
会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。
4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，
不能凭记忆办事，以防出错。
（4）催办、查办与注办
1）催办。是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措
施。
催办工作一般有两种情况：
一是对内催办。主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行或不相隶
属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属
单位需要回复文件的催办。
二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。
催办工作应当注意做到的几点：
1.要明确催办范围。
2 要明确催办落实。
3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。
催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。
选用形式的方法：
1.在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或
各部门有关人员的机会进行口头催办。
2.对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。
3.如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必
须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办
的进展情况。
2）查办。是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题
进行查处，解决的一项承办性工作。
一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：
1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；
2.各种会议的决办事项；
3.文件、电报的拟办、拟复事项；
4.对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；
5.领导批示或交办的事项。
查办与催办的异同：
相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。
区别：1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，可办的事项要经领导批示或授权后才能进行；
而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。
2.查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证
落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。
查办工作一般按以下程序进行：
1.阅读有关材料，搞清查办的问题。
2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素：A.确定查办的事由；B.明确办理要求；C.指明承办单位
或承办人；D.规定完成时限；E.提出办结后的反馈要求。
3.查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。
4.查办的结果与反馈。（结果的几种情况：
A.肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；
B.否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；
C.部分肯定，部分否定。
D.事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。）
5.立卷归档。
3）注办。 是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。
注办一般包括以下内容：
1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。
2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。
3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。
4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
第三节 发文办理程序
发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文
件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。
（1）拟稿、审核与签发
1）拟稿。公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。
公文拟稿必须注意的问题：7点。略。P326
2）审核。是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。
公文的审核要做到“六查”：
1.查是否需要行文，以什么名义行文。
2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。
3.查要求和措施是否明确具体，切实可行。
4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。
5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。
6.查公文格式是否符合规定。
关于上面第4条目前没有切实把好关的主要有几个问题：
略。P328）
公文格式的审核主要包括：
1.查文种的使用是否恰当。
2.查公文标题是否能正确体现文件内容；
3.查公文格式安排是否得当。
3）签发。是指机关领导人对文稿的最后审批。
需要注意的几个问题：
1.机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。
2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。
3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正
确性应负完全责任。
4.文件经签发人审批同意发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急
发”等字样，并签署全名，注明年月日。
5.几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
（2）核发、缮印与校对
1）核发。是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数
的一项工作。
核发的内容与要求：
1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批意见是否明确，审批人是否签署全
名及时间等。
2.文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否正确、恰当，
标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。
3.编排发文字号。
4.对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。
5.确定分送单位和印制份数。
2）缮印。是指对已签发的公文定稿进行印制。
缮印公文要注意的问题：5点。略。P331
3）校对。是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和稍除书写、排字上的错
误。
公文校对的两种方法：一是由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；另一种方法是完
全由承办人员负责校对。
校对公文必须注意以下几点：4点。略。P332
（3）用印、登记与封发
1）用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。
公文用印要注意几个问题：5点。略P333
2）发文登记。一切发出的文件，均应进行登记。
发文登记一般采用薄册式形式。三种形式见P308-313
3）封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。
封发文件应注意几点：5点。略。P334
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